CESTLO, le logiciel de facturation en ligne

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Sommaire

Les SaaS

Le SaaS, Software as a Service, propose l’utilisation d’un logiciel sous la forme d'un service hébergé.

Définition

Le SaaS renvoie à un modèle de logiciel commercialisé en tant qu’application web accessible à distance. Le service étant accessible à partir de n’importe où par le biais d’une connexion internet. Ce genre de modèle ne nécessite plus l’achat d’une licence mais peut se faire par un système d’abonnement. CESTLO est quant à lui entièrement gratuit.

Quels sont les points forts de cette solution ?

Les avantages sont nombreux. Ce modèle permet en outre la centralisation des données, l’ajustement des besoins pour chaque client au niveau de l’utilisation, de l’activité et des coûts. Les mise à jours sont fréquentes et les retours nombreux ce qui permet de créer un socle solide basé sur les retours d’expériences. Nous sommes à la recherche constante de l’optimisation et de l’amélioration de nos produits CESTLO et les évolutions apportées au logiciel sont beaucoup plus nombreux qu’un logiciel non SaaS.

Les services en ligne (SaaS) décollent en Europe ! L’Amérique du nord bien loin devant

Selon une étude de marché réalisée par Gatner, les SaaS sont en croissance annuelle de 20,7%. Aujourd’hui les SaaS sont très implantés en Amérique du nord et représentent près de 65% des SaaS mondiaux. En 2015, ce chiffre tombera à 60% car les services en ligne connaissent une forte croissance dans le reste du monde.

2011 a marqué le décollage en Europe des SaaS en connaissant une croissance de 27%. L’Europe accuse un retard par rapport à l’Amérique du nord et à l’Asie du fait de leur attachement au coût de possession alors que ces derniers privilégient surtout la facilité et la rapidité de mise en place des solutions déjà présentes sur le marché.

Le Cloud Computing (permettant de rassembler des services en ligne) et le SaaS déjà fortement présents en Asie et en Amérique connaissent une forte poussée en Europe. La lourdeur des mises à jours entre les différentes versions des applications, leur flexibilité et leur difficulté de personnalisation sont pointés du doigt en Europe, le SaaS permettant de palier à ces points.

Le logiciel de facturation en ligne

Le logiciel de facturation en ligne correspond à une alternative aux logiciels de facturation habituellement installés sur les ordinateurs personnels. Ils disposent de fonctionnalités basiques comme la création de devis et de factures mais aussi de fonctions un peu plus avancées pouvant aller de la gestion des clients, des paiements, des stocks et même parfois de tableaux de bord permettant d’avoir une vue synthétique de toutes ses informations.

Un parc informatique mondial hétérogène

A cause de l’hétérogénéisation du parc informatique mondial tant au niveau système d’exploitation (Windows, OS-X, Linux, Chrome OS, ...) qu’au niveau matériel (Ordinateurs, Tablettes, Téléphones, …), il devenait urgent de trouver un moyen pour être compatible avec tout ce beau monde. En effet, le développement logiciel, encore de nos jours, à un cout relativement élevé. Seules quelques entreprises privilégiées peuvent se permettre d’avoir des outils personnalisés et, pour avoir un logiciel peu cher, il faut que ce dernier puisse toucher le plus grand nombre de personnes. Chaque utilisateur qui souhaite facturer en ligne a simplement besoin d’avoir une connexion internet et un navigateur Internet récent.

Mac OS et Linux

Mac OS et Linux sont des bons systèmes d’exploitation mais ce qui leur manque c’est l’offre logicielle que l’on peut trouver en étant sous Windows. Vous pourrez y trouver certainement de bons logiciels de facturation mais à un prix non compétitif étant donné le nombre réduit de client qu’ils peuvent viser ou alors des logiciels de facturation gratuits peu complet dont le développement est arrêté.

Un service

Contrairement à son ancêtre où l’utilisateur achetait un bien pour pouvoir ensuite l’utiliser, ce dernier achète maintenant un service. De ce fait, le logiciel de facturation en ligne ne se retrouve pas figé dans le temps. Il est en perpétuel amélioration et pour le même prix l’utilisateur obtient toujours mieux à la différence des autres logiciels de facturation où pour avoir mieux les utilisateurs doivent débourser de l’argent. L’utilisateur utilisant toujours le même logiciel n’a plus besoin de se soucier de la façon dont il doit procéder pour changer de version à cause de la modification de la législation ou parce qu’il souhaite de nouvelles fonctionnalités.

La centralisation des données

Un autre avantage des logiciels de facturation en ligne vient du fait que les données sont décentralisées du point de vue d’un utilisateur et centralisées du point du vue de la société hébergeant ce service. Pour l’utilisateur, cela lui permet de réduire à néant le risque de perte de données suite à une panne matérielle comme avec un disque dur défectueux ou suite à une panne logicielle comme avec une infection par un virus. Pour la société hébergeant ce service, cela lui permet d’avoir une politique de sauvegarde qui sécurise régulièrement les données de ces clients face aux pannes citées ci-dessus.

Une aide pour les jeunes entreprises

Certains logiciels de facturation en ligne disposent de comptes gratuits et aident les entreprises qui démarrent en leur permettant facilement de créer quelques devis et factures par mois tout en permettant aux utilisateurs d’utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel et sans limitation dans le temps ; chose rare avec les logiciels de facturation s’installant sur les ordinateurs personnels où la plupart du temps les fonctionnalités sont bridées et/ou limitées dans le temps.

La communauté

Le logiciel de facturation en ligne est en perpétuel changement et a pour but de se s’adapter à la communauté des utilisateurs qui lui font confiance.

Le devis

La réalisation

Le devis est la vitrine du savoir-faire de votre entreprise. Il doit être simple, clair et précis.
Voici quelques conseils :
 - Un devis avec une présentation simple permet à votre client de comprendre rapidement les différentes prestations qui le composent.
 - Dans les longs devis, regrouper les différentes prestations en différentes catégories est un grand avantage.
 - Un devis se doit d'être clair. Il montre que vous avez compris ce que veut votre client. Plus vous montrerez que vous savez faire ce que demande votre client, plus vous aurez de chance de remporter l'affaire même si vous êtes légèrement plus cher que vos concurrents.
 - Les devis tapés à l'ordinateur sont bien plus lisible que ceux écrit sur un bout de papier à la main. Parfois, il est compliqué de déchiffrer une écriture manuscrite. Ils sont aussi bien plus reprenable dans le futur en cas de modifications.

Le suivi

Il est important de suivre votre devis une fois que celui-ci a été transmi à votre client. Si par exemple votre client tarde à vous rendre réponse, il est souhaitable que vous le recontactiez pour les raisons ci-dessous.
Pour le client, cela lui permettra :
 - de voir que vous vous intéressiez à son projet
 - de comprendre pourquoi il ne vous a pas encore rendu réponse (besoin de temps, prestations proposées pas entièrement conforme à ce qu'il voudrait, un concurrent a été choisi, ...)
De votre côté, cela vous permettra :
 - de nouer un lien avec votre client
 - de modifier si nécessaire votre proposition de réalisation
 - d'avoir une meilleur visibilité de votre charge d'activité future (projet différé dans le temps, projet abandonné/perdu, ...)

L'acceptation

Félicitation votre devis a été accepté ! Vous avez réalisé les travaux demandés et en un clic vous transformez votre devis en facture grâce à CESTLO et cela vous permet de gagner un temps précieux.
Place à la facture...

La facture

L’établissement

En facturant sous Excel, à chaque client facturé, je suis obligé de ressaisir toutes ses informations telles que son nom, prénom, rue, code postal, ville. Je suis obligé de ressaisir la date à la main et à chaque prestation ajoutée, je suis obligé de faire attention si la formule Excel qui calcule le total de ma facture, est toujours présente. De plus, tant que ma facture ne se compose que d’une page, le model Excel est très bien mais lorsque ma facture s’étale sur plusieurs pages cela laisse à désirer. Je suis alors obligé de faire des retouches à la main dans le fichier.
Avec CESTLO, une fois que votre client est contenu dans le carnet d’adresse, vous n’avez plus besoin de ressaisir toutes ses coordonnées ! Cela se fait automatiquement. Pour la date, il n’y a rien de plus pratique que de la sélectionner directement sur un calendrier ! L’ajout de prestation s’effectue aussi de manière très simple : simplement en cliquant sur un bouton.
Pour finir CESTLO, a porté un point d’attention à toutes les factures tenant sur plusieurs pages car il est rare qu’un artisan établisse une facture sur une seule page car son travail se compose souvent de mille et une tâches.

Le classement

Actuellement, je facture sous Excel et à chaque fois que j’enregistre une nouvelle facture, il faut que je fasse attention à nommer le fichier de manière particulière (exemple : date-numéro-client.xls) pour pouvoir faire des recherches rapidement.
Cette solution est fastidieuse mais la plus part du temps, elle fonctionne assez bien sauf les jours où ma charge de travail est plus importante. Parfois, il m’arrive de faire moins attention... Il m’arrive que certaines factures soient mal classées et à ce moment-là, je perds un temps fou pour les retrouver.
Avec CESTLO, vos factures ne seront plus jamais mal classées en vous permettant de faire des recherches directement sur les vraies informations contenues dans vos factures. De plus, vos factures seront numérotées dans l’ordre sans trou dans la numérotation.

Le suivi

Suivre le statut des factures est primordiale car cela conditionne le fait d’être payé. Il est important de savoir si toutes les factures ont bien été envoyées et si elles ont bien été payées.
Avec CESTLO, le suivi des factures a été intégré dans le processus de facturation. Vous pouvez vérifier si elles ont été envoyées, payées partiellement ou payées en totalité. Le cas échéant, vous pouvez identifier immédiatement les factures restées impayées et ne plus courir le risque de perdre de l’argent.