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Aide : les devis

Le menu

Depuis le menu ci-dessus, vous pouvez accéder à la fonctionnalité "devis". Par exemple si vous placez votre souris sur le bouton « devis » (flèche n°1), un menu déroulant s’ouvre et vous permet d’accéder à plus de fonctionnalités. Dans notre cas, il nous permet d’avoir accès :
- à la liste des devis (flèche n°2)
- de créer directement un nouveau devis (flèche n°3)


Liste des devis

L'écran listant tous vos devis, vous permet d'avoir une visualisation globale de toutes les propositions commerciales passées, en cours ou futures.

La page comporte un bouton pour créer un nouveau devis (flèche n°1) et un tableau récapitulatif (flèche n°2).
Les différents éléments affichés dans le tableau sont :
- Le numéro du document
- La date
- Le nom du client auquel il est rataché
- Le titre du devis
- Le statut
- Le montant
- L'accompte demandé
- Un bouton pour voir le détail (flèche n°3)
- Un bouton pour visionner le devis en PDF
- Un bouton pour effectuer une suppression si le statut est "brouillon"
- Un bouton pour enregistrer un paiement si le statut est "envoyé" ou "partiellement signé"

Chaque colonne du tableau est triable simplement en cliquant sur le titre de cette dernière. En haut à gauche, il existe aussi un champ texte permettant de faire une recherche rapide dans le contenu des documents.

Un bouton exporter (flèche n°4) vous permet de vous permet te télécharger un fichier au format Excel qui récapitule toutes les données contenues dans le tableau affiché dans la page.


Accèder au détail d'un devis

Depuis la liste des devis (ci-dessus), vous pouvez cliquez sur la loupe (flèche n°3).


Le formulaire de création de devis

Le formulaire se compose de plusieurs parties :
- une partie entête et client
- une partie prestations
- une partie modalité de paiement et commentaires

L'élément le plus important de la première partie est bien sur le client. Ce dernier est indispensable pour savoir à qui adressé le document.
Pour saisir un client vous avez 2 possibilités :
- effectuer une recherche dans vos clients existant à partir de leur nom
- en ajouter un nouveau

La seconde partie, correspond au tableau des prestations. Chaque ligne de prestation peut contenir une description, un prix unitaire, une quantité ainsi que la TVA si vous la facturez.
A tout moment vous réorganisez vos lignes soit en les déplaçants, soit en les supprimant ou soit en les ajoutant. Il est aussi possible de créer des catégories pour séparer différentes taches.

La dernière partie indique les modalités de paiements et permet d'écrire des indications supplémentaires ou de saisir un court message d'accompagnement.


Les différents statuts d'un devis

Voici les différents status que peut avoir un devis :
- Brouillon : ce statut vous indique que votre document est modifiable.
- Envoyé : ce statut montre que vous avez finalisé l'édition de votre devis et que vous avez souhaité avoir une version imprimable pour l'envoyer à votre client. Un numéro de devis a donc été généré. A partir de ce statut, le devis n'est plus imprimable.
- Partiellement signé : ce statut se base sur l'accompte enregistré dans les paiements. Si l'accompte envoyé par le client est inférieur à l'accompte demandé lors de l'édition du devis alors l'application suppose que le client n'a accepté qu'une partie du devis.
- Signé : ce statut reprend le même principe que le statut partiellement signé mais il faut que l'accompte payé corresponde à l'accompte demandé.
- Refusé : ce statut est affiché si le client a refusé votre proposition.


Sauvegarder un devis

Pour sauvegarder un devis, celui-ci doit etre au préalable rattaché à un client. Autrement, vous aurez le message d'erreur ci-dessous.

La sauvegarde s'effectue via le bouton "sauvegarder". Ce dernier permet de sauvegarder l'état actuel et de continuer l'édition du devis ultérieurement. Le bouton "sauvegarder" est uniquement utilisable lorsque le devis est nouveau ou lorsqu'il a le statut "brouillon".


Editer un devis

Depuis la liste des devis, en cliquant sur la loupe, vous pouvez modifier un devis existant s'il a le statut brouillon. Dès qu'un numéro de devis est créé, ce dernier n'est plus éditable est n'est accessible qu'en visualisation.
Cependant, si ce devis est le dernier a avoir été numéroté, il est possible de revenir en arrière en cliquant sur le bouton "annuler la numérotation".


Supprimer un devis

Vous pouvez effectuer une suppression depuis la liste des devis ou depuis la page servant à l'éditer.


Créer un numéro de devis

Sur la page de détail d'un devis, le bouton "imprimer" numérote automatiquement le devis s'il n'a pas déjà été numéroté une première fois et vous donne une version imprimable au format PDF.
Le bouton "imprimer" fait aussi passer le statut du devis au statut "envoyé".


Avoir un devis imprimable

Depuis la liste des devis, vous pouvez avoir une version imprimable du devis en cliquant sur l'icone en forme de PDF si le statut du devis est supérieur ou égal au statut "envoyé".

Il est aussi possible d'imprimer un devis en accédant à la page "détail" et en cliquant sur le bouton "imprimer"
Si vous êtes au statut "brouillon" et que vous souhaitez pouvoir continuer à éditer votre devis, vous pouver cliquez sur le bouton "prévisualiser" pour avoir un apperçu du document.


Ajouter un paiement

A partir du statut "envoyé", il est possible d'ajouter un paiement.


Transformer un devis en facture

Une fois que le devis a le statut "partiellement payé" ou "payé", il est possible de transformer ce dernier en facture à partir d'un simple clic.
Ce bouton est disponible sur la page édition/détail de chaque devis.


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